秘書とは？
「秘書」という職業を耳にすることはありますが実際どんな仕事をしているかあまり詳しく知らない方も多いと思います。
秘書と聞いてどんなことをイメージしますか？
私の「秘書の仕事」に対してのイメージは偉い人のスケジュール管理やアポとりなどマネージャー的役割、女性が多い、頭の回転が速そうなどのイメージを持っていました。
社長など立場のある人の傍で様々なマネージメントを行うという印象がありますが最近ではチャットやメールを利用して秘書業務を委託するという「オンライン秘書」というものがあるそうです。
今までの「秘書」という職業とこれからさらに需要がひろがっていくであろう「オンライン秘書」についてみていこうと思います。
さて、実際に秘書の仕事内容とはどのようなものなのでしょうか。秘書という仕事は大まかにいうと各界の多忙な人物のサポートをする職業であります。秘書の仕事内容としては、仕事の依頼などの電話対応、メール・手紙の処理、スケジュール管理、来客の対応、文書作成など上司の仕事がスムーズに進むようにサポートする役割があります。
どんなスキルが必要？
秘書に必要なスキルはどんなものがあるでしょうか。
・記憶力
・判断力
・情報収集力
・豊かな人間性
記憶力ですが、今入っている予定を考えながら臨機応変に対応するためにはスケジュールを頭に入れておく必要があります。また仕事で会った人の顔や名前、肩書などを覚えておくことで次に会った時にスマートな対応ができるでしょう。次に判断力です。秘書の仕事というのは上司の指示を聞いていればいいというわけではありません。大切な情報を預かったり扱う機会も多いでしょう。情報の扱い方や重要性の判断、優先順位を決めるなど上司のサポート役として判断することも必要となってきます。情報収集力ですが、集団組織で仕事をするためには会社内の人間関係や社員の人間性などを把握しておくことも重要となってきます。また何か書類を作るとなった時には様々な知識が必要となってきます。そのためにも普段からアンテナをはり、情報を集めておく必要があります。豊かな人間性は、社内外の人と会う機会が多いため多くの人と上手くコミュニケーションをとるために必要なことです。上司との関係が特に大切になりますが、様々な要望に対して柔軟に対応できる対応力と人当たりの良さは人間関係を築くのにとても大切なことでしょう。
女性が多い？
秘書と聞くと女性をイメージするのは私だけでしょうか？社長の座る椅子の横で、カチッとしたスーツを着たキレイな女性が立っている…なんて想像をしてしまいます。昔は「男性の手伝いをするのは女性」と言われていたようですが、今はそのような考え方はなくなってきているようです。テレビのニュースで国会議員さんがインタビューされている場面をみると男性の方が斜め後ろの方から指示を出したりしているところを目にしたりします。会社の社長の秘書というのは女性が多いようですが、議員さんの秘書は男性が多いようですね。男性の秘書もいますが数でみるとやはり男性より女性の方が多いようです。それはなぜかというと性格上、女性の方が几帳面で細かい作業が得意であったり、物腰の柔らかい人間性であるということがあげられているようです。男性でもそのような方は多くいると思うので秘書としての適性ややる気があれば女性でも男性でも秘書として働けるということですね。
秘書を雇う側、雇われる側
会社を立ち上げたり、会社のトップとなると会社全体のことを把握し、まとめていかなければなりません。秘書を雇いたいと思う側は、次から次へとかかってくる電話や送られてくるメールの対応、ダブルブッキングをしないように来客のスケジュール調整、必要書類の作成などもあり時間が足りない！身体も一つでは足りない！猫の手でも借りたい！というような多忙な日々を送っている方も少なくないかもしれません。
そんなとき、秘書を雇って自分にしかできないことに集中することで時間や心に余裕が生まれ、仕事や人間関係が上手くようになったという経験談も挙げられています。
また、秘書として働きたいという方は、一般の求人情報などで募集がかけられているので、秘書の仕事の中でも自分の専門性を活かせるところであったり、得意なことに対しての募集をかけている会社を探すことで納得のいく働き方ができるのではないでしょうか。
上司の横に立ち、行動を共にする中で秘書という業務を行うというのが従来の形でしたが、最近ではオンライン秘書というものがあるようです。オンラインを通して秘書業務を行ってもらうというものです。秘書を雇用するというよりかは秘書業務を依頼してやってもらうという形になります。
オンライン秘書サービスとは
オンライン秘書サービスとはチャットやスカイプ、ライン電話などで行われるＷｅｂ会議を通して業務を依頼するサービスです。社員やアルバイトを雇用するよりも業務量や業務内容によって幅広い仕事を依頼できるというところが特徴です。サービス内容はサービスを提供する会社によっても変わってきますが、主なサービスとして以下のものがあげられています。
・秘書業務…メールのやり取りの代行やスケジュール調整、仕事管理など
・マーケティング業務…最近主流になってきているＳＮＳの運用代行や記事・レポートの作成代行など
・制作…Ｗｅｂデザインやホームページの作成、画像の加工・編集、翻訳代行など
オンライン秘書サービスを利用する際にも様々なメリット・デメリットがあります。
メリット
〈会社の専門外の専門的な仕事も依頼が可能〉
頼みたい仕事があるけれどそれに詳しい人材がいない、今まではスケジュール管理やタスク管理をお願いしていたけれど新たにホームページの作成やＳＮＳを始めたい、など会社のことを多くの人に知ってもらうためには従来のものをよりクオリティの高いものにしたり新しいことを始めアピールすることも大切になってきます。
そのようなときに知識や専門性のある人に業務を依頼することができたり、制作に詳しい人であれば今あるものをより良いものに作りあげることも可能になってくるでしょう。
〈時間単位、人単位での契約のため幅広い業務を依頼できる〉
社員やアルバイトとして雇用するというものではなく、月○○時間までなら○○円、仕事はどれだけ依頼しても依頼時間内であれば月額定額など様々なプランがあります。オンライン秘書サービス『Genny』導入相談はこちら
デメリット
〈コミュニケーションが円滑に行えないなどトラブルになる可能性も〉
チャットやＷｅｂ会議などによるコンタクトになるので直接会って仕事をするということはすくないと思われます。仕事に関してお互いが伝えたいニュアンスを上手く伝えることができなかったり、コミュニケーションがうまくとれなかったりすることがあるとトラブルを招く原因になります。直接顔を合わせて仕事をするよりもより一層お互いの気持ちをくみ取りながら仕事の依頼や業務を行う必要があります。
〈書類の整理などオンラインでは出来ないものは依頼不可能〉
最近では作成する書類もパソコンで作成し、パソコンの中に保存するという形になってきましたが従来までは書類は紙媒体で、二つ穴ファイルにまとめて保存する…そんな時代もあったのではないでしょうか。会社の書類棚を開けると目を伏せたくなるような光景が広がっていたりしませんか？
そんな書類を整理してほしい！…しかしオンライン秘書サービスではそのような依頼には対応していません。あくまでもオンラインでできる業務依頼のみとなります。
〈担当者がどのような人になるかわからない〉
秘書として雇用する際には書類審査や面接があるかと思います。しかしオンライン秘書サービスではどのような方が担当になるかはわかりません。ただただ業務を依頼するということでは関係ないのかもしれません。
まとめ
・秘書の仕事内容とは、仕事の依頼などの電話対応、メール・手紙の処理、スケジュール管理、来客の対応、文書作成など上司の仕事がスムーズに進むようなサポート業務
・最近では直接秘書を雇用しないオンライン秘書サービスというものがある。
・オンライン秘書サービスでは主に、秘書業務、マネジメント業務、制作などを依頼することが可能。
・オンライン秘書サービスは時間単位、人単位での契約
・オンラインでの業務委託になるためトラブルを避けるためにもコミュニケーションを上手くとる必要が
ある。
以上、オンライン秘書サービスのメリット・デメリットを挙げました。
オンライン秘書サービスを利用する際には利用する側がどのような仕事を依頼したいのかをはっきりとさせておく必要性があります。そうすることで需要と供給が合わさり依頼する側も思うような仕事運営ができるでしょう。定額でタスク無制限のオンライン秘書『Genny』
コメント